Verileri dışa ve içe aktarmak

Verileriniz sizindir. Ayarlar → Veri aktarımı sayfasından istediğiniz an Excel'de açılan bir dosya olarak indirebilir, eski programınızdan kayıt getirebilirsiniz. Bu sayfayı işletme sahibi ve yöneticiler görür.

Dışa aktarmak

1. Ne indirilsin? altında İşler, Müşteriler, Garantiler ya da Tahsilatlar'ı seçin.
2. İsterseniz tarih aralığı, durum ve şube seçin. Boş bırakırsanız hepsi iner.
3. CSV indir'e basın.

İşler ve Müşteriler listelerindeki Dışa aktar düğmesi de aynı dosyayı verir; o an listede hangi arama ve filtreler açıksa dosyaya yalnız o kayıtlar girer. Örneğin "Teslime hazır" durumundaki işleri süzüp Dışa aktar'a basarsanız yalnız onlar iner.

İşler dosyasında her işin Tutar, Ödenen, Kalan ve Ödeme durumu sütunları da vardır. Tahsilatlar dosyası seçtiğiniz tarihlerde alınan her ödemeyi ve iadeyi tek satır olarak verir: iadeler eksi yazılır, böylece Tutar sütununun toplamı kasaya giren net paradır. İptal edilen kayıtlar da dosyadadır; İptal tarihi dolu olanları toplama katmayın. Ayrıntılar: Ödemeler, veresiye ve kasa.

Dosya Türkçe Excel'e göre hazırlanır:

Cihaz şifreleri, ekibe özel notlar ve imzalar dosyaya girmez. Her indirme kimin, ne zaman, hangi filtreyle indirdiğiyle birlikte Etkinlik kaydı'na yazılır. Bir saatte en fazla 20 dosya indirilebilir.

Dosyada müşterilerinizin kişisel verileri var. KVKK gereği onu yalnızca işiniz için kullanın, işiniz bitince silin ve başkasıyla paylaşmayın.

Eski programınızdan aktarmak

Müşterilerinizi ya da geçmiş işlerinizi başka bir programdan veya Excel'den getirebilirsiniz. Önce eski programdan ya da Excel'den CSV kaydedin (Excel'de Farklı kaydet → CSV (virgülle ayrılmış)). Hangi sütunların olması gerektiğini görmek için sayfadaki Örnek dosyayı indir'i kullanın.

1. Dosya. Müşteriler ya da Geçmiş işler'i seçip dosyanızı bırakın. Noktalı virgül ya da virgülle ayrılmış olması, Türkçe karakterlerin eski Excel'lerdeki gibi kaydedilmiş olması sorun değil; İşlemde kendisi anlar.
2. Sütunlar. Dosyanızdaki her sütunun İşlemde'de neye karşılık geldiğini seçin. "Ad Soyad", "Telefon", "Marka" gibi başlıklar kendiliğinden eşleşir; siz yalnızca kontrol edersiniz. İstemediğiniz sütunu Aktarma olarak bırakın.
3. Önizleme. İlk satırlar ve her satırın durumu görünür: kaç satır hazır, kaçında hata var, kaç müşteri zaten kayıtlı. Hatalı satırları Hataları indir ile dosya olarak alın, düzeltip ayrıca aktarın.
4. Onay. … satırı aktar'a basın. Hatalı satırlar atlanır, gerisi kaydedilir.

Bir dosyada en fazla 5.000 satır ve 2 MB olabilir. Daha büyük listeyi birkaç dosyaya bölün.

Aynı müşteri iki kez olmasın

Telefon numarası aynı olan müşteri aynı kişi sayılır; numara 0532…, +90 532… ya da boşluklu yazılmış olsa da. Sütunlar adımında ne olacağını seçersiniz:

• Atla: kayıtlı müşteriye dokunulmaz.
• Güncelle: dosyada dolu olan alanlar (ad, e-posta, adres…) müşteriye yazılır, boş olanlar eskisi gibi kalır.

Geçmiş işler aktarılırken iş, numarası tutan müşteriye eklenir. Numarası kayıtlı olmayan müşteri de adıyla birlikte yeni kaydedilir.

Geçmiş işler

• Her işe sıradaki iş numarası verilir; yeni açtığınız işler kaldığı yerden devam eder.
• Durum sütunu boşsa iş Teslim edildi sayılır. "Açık", "İptal" ya da iş akışınızdaki bir adımın adı yazıyorsa o durumla gelir.
• Geliş tarihi ve teslim tarihi dosyadaki gibi kalır; raporlarınızda geçmiş aylar da dolar.
• Aktarılan işler paketinizdeki İşlem hakkından düşmez ve müşteriye SMS ya da e-posta gitmez.

Geri almak

Bir aktarmayı Son aktarmalar listesinden Geri al ile 24 saat içinde geri alabilirsiniz. Aktarmanın eklediği müşteriler ve işler silinir; Güncelle seçeneğiyle değişen eski müşteriler aktarmadan önceki haline döner.

Geri alma, aktarılan kayıtlar üzerinde çalışılmadıysa yapılabilir: işlerden biri düzenlendiyse, durumu değiştiyse, not eklendiyse, SMS gittiyse ya da aktarılan bir müşteriye yeni iş açıldıysa ya da aktarmanın güncellediği bir müşteri sonradan düzenlendiyse aktarma kalıcı olur. Müşterilerin eski bilgilerini yalnızca bu 24 saat boyunca saklarız; süre dolunca silinir.